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“合规经营、廉洁从业、健康发展”

建言献策活动合理化建议选登(一)

 

     为贯彻集团公司关于“合规经营、廉洁从业、健康发展”大教育大讨论活动的通知精神,紧密结合公司经营管理工作实际,为进一步推动公司健康稳定可持续发展。公司在全体管理人员中深入开展了建言献策活动,得到了各部门管理人员的积极响应,并提出了许多有价值的意见和建议。现将部分合理化建议陆续刊登。

综合管理部

2015年1月13日

 

 

新物流的投运将改变现有配送模式,物流部如何适应这种变化,

在优化调整中采取哪些办法,怎样提高配送率和实效性?

---物流部 马瑞

思考方案:
     无论是目前药品的仓储式管理还是新物流投运后的现代化管理方法,都是为保证供应链上的各个环节的安全、准确以此实现药品配送的及时性。新物流的投运,不仅仅是地理位置的变迁,而是从物流业务流程上严格按照GSP的要求运用WMS系统,重新梳理流程、规范我们的行为,因此我们要从“五个体系” (安全体系、质量体系、目标体系、制度体系、文化体系)着手,提高配送率和实效性。
     (一)五个体系之间的联系
     体系的关联。安全是企业的生命。而生命对于每个人来说,只有一次。没有安全(企业安全范畴)的守护、就没有质量(质量范畴)的保障;没有质量的要求、就没有工作的标准(目标范畴);没有工作的推动、就没有行为(制度范畴)的统一;没有行为的一致、就没有思想(文化范畴)的转变。
     因此,“五个体系”是相互关联的,它能使工作具有连贯性、系统性。
     体系的融入。如:(1)节约用电,在“目标管理体系”中属可控费用,需降低成本;在“安全体系”中关注危险源,需重点防范;在“文化体系”中提升员工职业道德,需共同落实。(2)环境卫生。在“制度体系”中有环境卫生管理章节;在“目标管理体系”中卫生评比纳入绩效考核;在“文化体系”中属于维护企业形象;在“安全体系”中属于危险源。体系中都有不同的切入点都可以归因于同一内容。
     因此,“五个体系”又是互相融入的,它能使管理具有针对性、到位性。
     (二)五个体系的开展
     “五个体系”各有所长、互补所短。安全从隐患着手;文化从心灵着手;质量从管理着手;制度从行为着手;目标与绩效从机制着手。所以,我们同时启动“五个体系”建设,相互贯通、整体推进。
     1、以质量体系(GSP)规范业务活动
     质量体系就是明确管理职责和工作程序,让各项工作有章可循,流程操作更加规范。为真正让质量体系做实管理、做优服务,我们采取切实可行的方式,让体系发挥实效:
     (1)体系融入日常工作。在梳理各岗位流程、作业手册中,充分引入其他体系,让体系之间相互融入并最终转化为行为,落实到质量。例:在药品分拣过程需识别外包装标示(安全体系范畴),按照物流作业规范(制度范畴)分拣药品,与配送员交接(文化范畴),达成目标的实现(绩效体系范畴)。完整的流程形成分拣作业手册(质量范畴)。
     (2)体系推动工作。认真开展“五个一”活动(五个一活动即转变一个固有观念、用好一个日常流程、解决一个管理难题、达成一个目标绩效、固化一个质量理念),要求管理人员在半个月、员工在一个月分别对各个流程进行运用并提出合理化建议,真正做到全员学体系、用体系,提高体系的科学性和有效性。
     “五个一”案例:送货中,由于送货员工作的随意性,造成服务的不规范、不到位都会引起客户的不满,从而产生客户投诉,导致客户满意度下降。这些现象反映出管理的不到位,折射出企业管理水平不高。用体系能不能解决?针对以上难题,首先,我们要对送货环节中容易造成服务失误的关键主要因素进行因子分解;其次,重点查找送货流程中可能出现的不良状态和重要的关键节点;再次,将制定的服务措施和标准融入在作业手册中,弥补服务环节的不足。
     送货员在送货中有详细的流程操作步骤(质量、安全、制度体系范畴)、有具体的服务规范(文化体系范畴)、有明确的绩效目标(绩效体系范畴),自然为客户服务的水平就会提高、工作质量就会提升,难题也就迎刃而解了。
     通过体系,让我们转变以往工作中服务客户随意性的固有观念(即:转变一个固有观念);用好了以质量为主线,其它标准为支撑的送货作业流程(即:用好一个日常流程);解决客户投诉、满意度不高的管理难题(即:解决一个管理难题);达成优质服务客户的目标绩效(即;达成一个目标绩效);固化公司严谨、高效、满意、健康的质量方针(即:固化一个质量理念)。
     (3)体系受控。加强对体系运行过程中的有效控制:一是交流沟通(定期或不定期与员工进行沟通,了解作业手册内容是否存在偏差性);二是现场评价(依据条款知识对现场操作进行评价);三是查阅记录(对流程中所涉及的表单记录进行查看,防止实际操作的不便);四是客户走访(了解客户真实心声和需求,弥补质量体系向市场、向客户延伸的不足);五是效果激励(每月对员工实施体系的绩效进行考核)。
     2、以制度体系约束员工行为
     按照科学的责、权,简明、实用为方向,对部门所有制度、规定、办法等进行梳理、汇总和瘦身,完善大制度、整合小规定,抓住业务主线,制定药品配送管理制度。同时,结合文化主动引领的作用,让员工自主对照制度查找不足、约束行为,使执行制度成为习惯。
     3、以安全体系保障内外服务
     安全体系强调的是行为安全。物流部人员多、车辆多、设备多、不安全因素多,任一的不安全行为都会导致事故的发生,直接影响物流效率。因此,不断开展安全检查(定期、突击检查、专业性检查、综合性检查)加强对安全行为的管理控制,规范安全行为,让员工从认知到理解再到接受,达到日常规范成为习惯。同时丰富安全培训的形式,开展事故预想、案例教学、研讨互动等,改变枯燥培训方式,提高培训效果,发挥安全保障经营的实效。
     4、以目标与绩效体系传递压力
     在绩效目标的设定中,采取全员参与管理过程的方法,设定可行的绩效目标,确保一级目标自上而下层层落实。同时,遵循客观公正、责权利相一致、激励和约束相结合、压力和动力相平衡的原则,量化绩效考核指标,建设有针对性的、切实符合物流各项工作要求的评价体系,增强绩效考核的可操作性。
     5、以文化体系提升活力
     企业和团队都需要员工的工作热情来支撑,员工没有工作热情,企业犹如“一潭死水”毫无生机和活力,而企业文化则具有导向、凝聚功能,它是激发企业活力的不尽源泉。
     在文化体系的建设中,发动全体员工对企业核心理念、企业司歌进行讨论和意见征集、参与企业文化故事编写,充分发挥广大员工的积极性和创造性,营造上下互动、全员参与的良好氛围。
    

 

 

新形势下的公司应采取的举措

----销售中心 王世元


     今年下半年,宁夏政府针对药品配送工作采取了新的政策:即在原有六家配送企业的基础上,又增加了六家配送企业,下一步将通过区、县、市级招标,原有的配送格局将会被打破,新一轮的竞争已经到来,给公司的经营带来更大的压力,面对新政策和新形势,我们应采取以下措施:
     一、巩固原有市场,积极拓展新市场
     对现有配送市场和客户,继续做好正常服务的同时,要逐级加强业务沟通,保证品种的满足率和配送的及时性。销售人员要提前和客户做好计划的协调工作,尽最大能力满足客户的正常需求,确保客户的满意度,争取在新的配送企业进来后,我们的份额不丢失、少丢失,牢把优质品种,在做好以上工作的同时,公司领导及市场开发办努力工作,积极到各区、县、市和相关部门,与有关领导进行沟通,宣传我们的优势和能力,动用一切资源,力争拿下以前未配送的区域和相关医疗单位,争取更大的市场份额。
     二、掌握上游客户,引进需求量大的畅销品种,争取主动权
     药品配送的两个要素就是品种和市场,即上游客户和下游客户,宁夏自实行统一以来,原一级品种(现在的基药),已经历了三次大招标,多次补标,今年又对无人供应的小品种实行“低价药品议标”,可以说,基药的品种格局已基本稳定。原二、三级品种,自2006年以来,只进行过个别调整和补标,2015年可能会进行大规模统一招标,目前我们应针对以前宁夏使用的二、三级品种进行分析研究,对临床使用疗效稳定和使用量大的品种进行筛选,积极主动和生产厂家及供应商联系,争取做区域代理,域总经销,加强和这批厂商的业务沟通,特别是高层的对话沟通,取得了品种的经营权,可以说就等于占领了一半市场,同时做长期的合作想法,真诚合作,达到双赢。
     三、提高物流配送能力,强化配送的时效性
     通过几年的实际配送和我们掌握的情况,由于我公司的经营模式和管理模式比较规范,加上受客观条件的限制,客户反映配送不及时,给正常的销售带来负面影响。新的物流建成后,应科学合理的制定配送、集货、送货流程,发挥现代物流的优势,提高企业的配送能力和配送的时效性,公司应在这方面多投入资源,以此提高企业的竞争力和信誉度。
     四、增强服务意识,强化服务联动
     做为现代商流企业,主要体现的就是服务,而我们公司规模大、部门多,客户来办事涉及很多部门,目前,我们虽然搞了两年的服务创新,但在一些部门和一些人员的思想意识中,认为服务是采购部门的事,和我们无关,有些部门和人员甚至对客户刁难、设卡,很多客户都说国控店大欺客,脸难看、事难办。服务就是诚心待客,不论事情大小、能易,主要是个态度问题。目前配送企业增加客户选择,范围大,灵活性更大,我们做为中间的配送商,一定要服务好两个上帝,即上游客户和下游医疗单位,要和客户交朋友,交好朋友,做长期的合作伙伴。所以公司上下各个部门都要有此意识。
     五、加强各区域市场的沟通协调工作,掌握稳定的市场占有率
     我们做为本地区最大的中央药品配送企业,要长期健康稳定的发展下去,就离不开当地各级政府和医疗单位的支持,因此,加强和各级地方政府及卫生行政部门的沟通协调工作十分重要。公司领导和相关人员,应不定时经常到各基层进行拜访走动,把此项工作做扎实、做牢固,不论政府政策如何调整,只要我们基础工作做好,就不会处于被动地位,要把政府事务当做营销工作一样重复来做,才能够立于不败之地。所以公司在今后的工作中,应合理、科学的控制经营费用,减少不必要的管理费用,科学、有效增加正常的经营费用。
     六、合理调整绩效考核,调动一线人员的工作积极性
     公司实行绩效管理几年来,起到了很好的作用,但随着企业的发展和市场的变化,也应做一些调整,比如:采销人员考核项目过多,相互制约影响了有关人员的工作积极性,一个部门整体完不成任务,所有人员都受影响,长期下去,职工队伍不稳定,不利于企业的发展。行政管理人员考核项目少、收入高,比采销人员高,制约了采销人员的积极性。
    

国药控股宁夏有限公司综合管理部供稿

 

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